Grundlagen
Zur eindeutigen Zuordnung von einzelnen Exemplaren eines Buches zu einem Schüler oder Lehrer muss jedes Buch mit einem eindeutigen Barcode ausgestattet werden und jeder Schüler und Lehrer, der Bücher leihen möchte, muss ins Programm eingegeben werden. Bei jeder Ausgabe oder Rücknahme wird dieser Barcode mit einem Scanner eingelesen. Somit ist zu jedem Zeitpunkt bekannt, welcher Schüler oder Lehrer welche Bücher ausgeliehen hat.
Medien und Titel
Bevor Bücher über einen Barcode erfasst werden können, muss zunächst der Titel des Buches eingegeben werden. Dabei werden Informationen wie Buchtitel, Kurzbezeichnung, Verlag oder auch Preis angegeben (siehe auch Titel anlegen).
Workbooks
Bücher, die nicht mehr vom Schüler zurückgegeben werden müssen, sind als "Workbook" zu kennzeichnen. Bei diesen entfällt die Notwendigkeit einzelne Exemplare von Workbooks des gleichen Titels zu unterscheiden. Workbooks werden daher nicht mit einem eigenen Barcode-Aufkleber versehen. Zum Erfassen der Ausgabe wird einfach ihr ISBN-Barcode gescannt.
Workbooks werden aber trotzdem bei der Berechnung der benötigten Titel berücksichtigt. Da auch erfasst wird, welcher Schüler ein Workbook bereits erhalten hat, wird eine doppelte Ausgabe vermieden. Beim Versetzen kann später angegeben werden, dass Workbooks, die im Folgejahr nicht mehr benötigt werden automatisch beim Schüler gelöscht werden sollen.